Auftragsdatenverarbeitung – Teil VII – Auftragserteilung


Die Auftragserteilung bildet Grundlage der Kalkulation und beschreibt die einzelnen Bestandteile. Diese sind erstmal unabhängig von den speziellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Wir bleiben jetzt beim Lettershop.
Was muss konkret in der Beauftragung stehen:

1. Müssen Adressen angereichert werden?
Wer ist dann der Auftraggeber bei den jeweiligen Adresseignern und welcher Datenbestand hat das Primat? Wie soll der Druck aussehen, u.s.w.
2. In welchem Format liegen die Daten vor?
3. Region des Versandes?
Soll zum Beispiel auch ein Versand ins Ausland zugelassen werden?
4. Zusammenführung der Datenbestände?
Dies kommt sogar oft vor. Firmeneigener Bestand in Excel und der Chef bringt noch so spezifische Adressen ans Tageslicht in einem Word-Dokument.
5. Soll die Adressen um Dubletten bereinigt werden?
6. Abgleich mit Umzugsdatenbank?
7. Abgleich mit Robinsonliste?
8. Prüfen auf postalische Richtigkeit?
Und jetzt neu die Frage nach Speicherung zu Auskunftszwecken im Sinne von § 34 Abs. 1a Satz 1 BDSG und zwar wenn angereichert wird und der Auftraggeber nicht die Adressen sieht, die von einem Adresseigner geliefert werden.
9. Dokumentationspflicht
10. Stückzahl – hier exakt die eingehende (Kalkulationgrundlage für Punkt 1..4)
11. Vergütung
12. Löschfristen (Beachte den neuen Punkt 9)


Diese Fragen werden meistens dann von mir gestellt und manch ein Auftraggeber wundert sich, dass die mögliche Datenbereinigung teurer wird als die eigentliche Direktadressierung und Kuvertierung. Natürlich hat der Auftraggeber die Möglichkeit zu sagen, OK machen wir nicht, es geht raus, so wie die Daten vorliegen. Dann aber bitte mit einer Freistellung.
Gehen wir hier noch einmal zurück auf den gesamten Prozess der ADV, dann erfüllen die meisten Musterverträge diese Spezifika nicht, wie gesagt, eine sinnvolle Trennung der Bestandteile ist nur zu empfehlen.

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